Gestión de las organizaciones. 

Preguntas para el diagnóstico.

Dr. Moisés Riffo Arteaga.

No solo suele suceder en las empresas, también ocurre en otras organizaciones, que ya sea por cultura, desconocimiento o sencillamente no tomarse el tiempo necesario, no han actualizado sus sistemas de dirección, gestión y siguen llevando adelante sus acciones fuera de tiempo.

¿En que puede afectar esto a la organización? Que en el momento de dar una respuesta adecuada, sólida y con la agilidad necesaria, se “empantanan” perdiendo oportunidades futuras. Es necesario estar considerando constantemente los tiempos y los cambios en los mismos. Las tendencias, el pensamiento de la sociedad, necesidades, desarrollos, etc…

En la biblia encontramos la historia del rey David que mientras desarrollaba sus estrategias, sumó a su equipo a los de la tribu de Isacar, los cuales eran “expertos en los tiempos”, es decir interpretaban y entendían las señales para saber cuál era el mejor camino a seguir. 1 Crónicas 12:32. Las organizaciones hoy necesitan conocer los tiempos en los cuales se desarrollan y tratar de ser efectivos y eficientes en las acciones de servicio.

Observemos los siguientes temas, preguntémonos y aún coloquemos por escrito nuestras respuestas para poder visualizar de manera correcta el donde estamos parados.

1.       ¿Tenemos una estrategia clara y por escrito para que sirva de guía y sobre lo cual trabajar?

Buscar la excelencia empresarial necesita que sus líderes, directores o gerentes dirijan la organización teniendo una Visión y Misión claras, que puedan ser el marco de referencia a todas las acciones que se realizan.

2.       ¿Tenemos elaborados con instructivos claros el cómo vamos a ejecutar los planes de trabajo?

La falta de orientación clara, definida, por escrito de manera que pueda ser entendida por todos, puede llevarnos a que cada persona de la organización interprete los planes y proyectos desde su propia óptica, eso traería diversas visiones y confusión. División.

3.       ¿Tenemos definida y publicada una estructura organizacional fuerte y funcional?

No tener estos aspectos puede llevarnos a una falta de equilibrio en la organización, donde pocos hacen muchos y el resto no sabe cómo ser parte. El gran líder del Éxodo, Moisés, tuvo que aprender que si no tenía una estructura organizacional, no solo se cansaría él mismo, esto se transferiría a todo el pueblo. Solo no se puede.

4.       El liderazgo, la gerencia, los ministros, el equipo de dirección ¿Está involucrado directamente en la ejecución de los proyectos?

Si leemos con detenimiento en 1Crónica 23 al 27 encontramos el sistema de gerenciamiento directo que ejecutaba el rey David en su corte. Esto incluía desde la manera de organizar las actividades de culto hasta las situaciones de orden, militares y economía. Cada uno de ellos con una injerencia directa sobre las actividades que desarrollaban.

5.       ¿Están delegadas las responsabilidades, los roles y funciones de manera clara y por escrito?

Toda organización es conveniente que tenga un manual, así sea simple, de roles y funciones de su personal. Los aspectos de producción, ser ejecutivos, cumplimientos, el manejo de las metas, muchas veces se debe a que no hay un ¿Quién es quién? Y ¿Quién hace qué?

6.       ¿Qué herramientas tenemos de seguimiento y control?

A veces escucho esta respuesta: “Nosotros estamos bien, nos está yendo muy bien” – ¡excelente!  ¿Cuál es la herramienta que usas para medir tus avances? Estas bien ¿con respecto a qué? Las sensaciones no son un parámetro objetivo para medir avances, logros, alcance de objetivos y metas.

7.       ¿Qué maneras tenemos para trabajar con los controles y la retroalimentación?

La retroalimentación es lo que nos lleva al mejoramiento continuo de los resultados. La retroalimentación permite valorar fortalezas y reducir debilidades, considerar puntos positivos y negativos. 

8.       ¿Qué sistema de capacitación continua hemos considerado para alcanzar y elevar los niveles de eficiencia y profesionalismo en nuestra organización?

La formación de nuestros recursos de capital humano es importante. Permite la actualización y el abrir nuevos horizontes. No es algo menor y no se debe improvisar en estos aspectos.

Estas preguntas y otras son necesarias. Nos permiten evaluar nuestra organización y proyectos. Las organizaciones con sistemas de gestión gerencial o de liderazgo tendrán fortaleza, actualidad, compromiso, innovación desarrollo, etc… para poder mirar el futuro y el cambio de los tiempos como una oportunidad para ser ganadores.