Gestión ha resultado ser una expresión bastante amplia en el mundo de la empresa y cada vez más utilizado en la locuacidad popular.
Técnicamente se denomina gestión al correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada organización, como por ejemplo, empresas, organismos públicos, organismos no gubernamentales, etc.
El término gestión puede abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la utilización eficiente de estos recursos, en la medida en que debe maximizarse sus rendimientos.
Utilizo personalmente la siguiente expresión para gestión:
La utilización eficiente de los recursos para hacer que la cosas sucedan.
Las organizaciones usan normas de gestión internacionales como son la series conocidas y denominada ISO 9000, aplicada a la calidad en los servicios.
Las ISO 21500 para la dirección de proyectos.
Las del PMI (project manager institut) utilizada para gestionar proyectos.
Las PRINCE2 utilizada mayormente en el Reino Unido para dirigir proyectos.
Otras normas de gestión aplicadas a las distintas disciplinas del quehacer humano, como por ejemplo la construcción, los hormigones, la medicina, la aviación, la elaboración de alimentos, las investigaciones, lo libros, la educación, la formación etc...
Premisa de la gestión es la búsqueda de la mejora continúa.La gestión requiere de un trabajo propuesto del 70% de estudio y análisis, para tener todos los aspectos controlados y el 30% aplicado a la ejecución.Las organizaciones que optan por un sistema ISO, elaborarán un "manual de gestión" para sus servicios.
Este incluirá procedimientos generales, procedimientos, específicos, constructivos de trabajo y registros de control.
Los que opten por un modelo de PMI básicamente deberán considerar en sus manuales de gestión al menos cinco grandes pasos.
2. Procesos de planificación
4. Procesos de seguimiento y control.
Los sistemas de gestión y la gestión están basados en principios de aplicación universal.
La mayoría de ellos ¡también están expuestos en la Biblia! aunque posiblemente no nos percatemos de esto.
Trabajar en gestión de las organizaciones, como puede ser un emprendimiento, una empresa o una iglesia, requiere que sumemos a nuestra vida algunas competencias (conocimientos y cualidades) de desarrollo y mejora continua. Entre ellas:
* Dirección y administración.
* Liderazgo y conducción de las personas.
* Análisis e interpretación.
En el caso del PMI nos entregará competencias (desarrollos personales) en nueve áreas.
Aunque aveces nos resulte que son expresiones demasiado grandes o fuera de nuestro contexto, no es así.
Muchos de los modelos de iglesias y de crecimiento responden a un formato de gestión, a veces revelado por el mismo Espíritu Santo, pero siempre dentro del contexto de los principios bíblicos, principios que también son la base para el desarrollo de una organización.
En este seminario quiero poder guiarles a descubrir la gestión, no cómo algo lejano a nosotros, sino mucho más cercano.
Que el líder cristiano vea que la Biblia revela principios de gestión y que el empresario cristiano descubra que los modelos de gestión que se aplican en su desarrollos empresariales, ya han sido declarados y aplicados en la Biblia.
Las ideas, lo que queremos implementar debe estar por escrito.
Las nuevas y creativas ideas requieren de un proceso de revisión mayor, para asegurar su implementación. En otro momento hablaré de eso.
Una expresión con respecto a la creatividad.
1. Ser creativos es inherente al ser humano.
2. La creatividad es un conocimiento que todos podemos adquirir.
3. Es una habilidad o destreza que todos podemos entrenar.
Procesos de inicio.
Todo proyecto debe tener una formalidad y un inicio formal, documentado, que nos permita usar como referencia. Donde sepamos que estamos haciendo y cual es el alcance de nuestra acción.
Los procesos de inicio son el marco de referencia, son lo que hace legal nuestra acción.
En una empresa son los contratos, los planos, los acuerdos de partes, los estudios aprobados.
Recuerde que proyecto es un esfuerzo temporal, organizado, que se lleva a cabo para crear un producto o servicio de resultado único.
En ese sentido una campaña evangelistica puede ser un proyecto. Iniciar una obra nueva es un proyecto.
En la empresa un nuevo producto, una restructuración, una línea nueva de ventas, una obra de ingeniería.
Es importante definir el alcance, es decir cual será el campo y límite de nuestras acciones.
En un contrato de servicio empresarial, el alcance nos permite saber que cobrar, y pedir más si el cliente sobrepasa el alcance del servicio. Es la referencia.
El alcance en un proyecto define ¿quien hace qué? y que no incluye su acción o función.
Cuando Nehemías presentó su proyecto ante Artajerjes tenemos los procesos formales de inicio.
»El rey, que tenía a su lado a la reina, me preguntó: “¿Cuánto tiempo necesitas? ¿Cuándo piensas regresar?” Y yo le dije el tiempo que necesitaba, y el rey consintió en dejarme partir. »También le dije: “Si es la voluntad de Su Majestad, que se me den cartas para los gobernadores del otro lado del río, para que me permitan pasar y yo pueda llegar a Judá, y una carta más para que Asaf, el guardián de los bosques del rey, me provea de la madera necesaria para reforzar las puertas del palacio del templo, las murallas de la ciudad, y la casa donde voy a vivir.” »Todo eso me lo concedió el rey, porque la bondad de mi Dios estaba conmigo.
Vamos a recordar los cinco aspectos de lo que significa desarrollar un proyecto.
Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
2. Procesos de planificación.
Define y refina los objetivos, y planifica el curso de
acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
3. Procesos de Ejecución.
Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el
plan de gestión del proyecto para el proyecto.
4. Procesos de Seguimiento y Control.
Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para Cumplir con los objetivos del proyecto.
Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
La siguiente figura nos ayuda a entender el proceso.
Volviendo a los procesos de inicio, decíamos lo importante que es escribir la visión y comenzar a dar los pasos para la ejecución de nuestro proyecto.
- Contrato y acuerdos por escrito.
- Describir el equipo de trabajo, con sus roles y funciones, detallando el alcance de sus acciones, es decir que hace y que no.
- Cuales serán los criterios de aceptación del trabajo.
Si miramos al proyecto de Nehemías los procesos de inicio se están marcados en un permiso legal (inicio de obra) alcances, documentos legales, lista de materiales y autorización.
“¿Cuánto tiempo necesitas? ¿Cuándo piensas regresar?” Y yo le dije el tiempo que necesitaba, y el rey consintió en dejarme partir.
»También le dije: “Si es la voluntad de Su Majestad, que se me den cartas para los gobernadores del otro lado del río, para que me permitan pasar y yo pueda llegar a Judá,
y una carta más para que Asaf, el guardián de los bosques del rey, me provea de la madera necesaria para reforzar las puertas del palacio del templo, las murallas de la ciudad, y la casa donde voy a vivir.”
Lamentablemente no usamos estos procesos normalmente, no dejamos registros, no asignamos tiempos, no damos inicios oficiales, no asignamos autoridades, no tenemos un control de materiales.
La legalidad en nuestros proyectos en el reino de Dios también son importantes.
Los procesos de inicio son importantes.
Procesos de planificación
El segundo gran paso, son los procesos de planificación.
Estos procesos nos permiten visualizar los pasos que vamos a dar para concretar nuestros proyecto.
José tenía una planificación para poder "salvar a Egipto"
Su Majestad debe buscarse ya un hombre inteligente y sabio, y ponerlo al frente de la tierra de Egipto. Debe también poner gobernadores al frente del país, y tomar la quinta parte de lo que produzca la tierra de Egipto durante los siete años de abundancia. Se deben almacenar todos los alimentos de estos buenos años que vienen, y bajo el control de Su Majestad recogerse y guardarse el trigo, para el sustento de las ciudades. Estas provisiones deben quedar almacenad
as para el país, para los siete años de hambre que habrá en la tierra de Egipto. Así el país no perecerá de hambre.»
José cómo líder del proyecto, primero formalizó el proyecto. Faraón legalizó la función de su Project Mánager.
Segundo: describió los procesos de planificación.
1. Designar un líder de proyecto.
"Buscar a un hombre inteligente y sabio y ponerlo al frente"
2. Designar el equipo de ejecución.
"Debe también poner gobernadores al frente del país"
3. Procedimientos e instructivos claros.
"...tomar la quinta parte de lo que produzca la tierra"
"...Se deben almacenar todos los alimentos"
4. Asignación de tiempo para la ejecución.
5. Describir los procedimientos de seguimiento y control.
"... bajo el control de Su Majestad "
"Estas provisiones deben quedar almacenadas para el país"
7. Procesos de aseguramiento y control de la calidad.
(41.48) Y José recogió todo el alimento de los siete años de abundancia que hubo en la tierra de Egipto, y almacenó alimento en las ciudades, y entregó a cada ciudad el alimento del campo de sus alrededores.
En el caso de Noé, Dios mismo le entregó un diseño y procesos planificados de cómo construir.
Los procesos de planificación son importantes.
* roles y responsabilidades descritos y entendidos por todos.
* descrito el alcance del proyecto.
* las guías para hacer el seguimiento y control de los pasos específicos.
El año pasado dirigía el proyecto de la compresora de gas natural más grande de América Latina. ,Sacar la producción de gas desde una plataforma marítima y llevarla a las nuevas instalaciones.
El proyecto multinacional significó mil millones de dólares.
Cuando terminé de cerrar el manual de planificación de la obra, teníamos tres tomos de más de mil páginas de planificación, cada uno.
La ejecución fue terminada en tiempo, porque el 70% del tiempo fue dedicado a la planificación.
¡Escriba! tenga todos los aspectos controlados, resuelva los futuros problemas que se puedan plantear. Tenga estrategias y caminos preparados.
La clave de esos grandes proyectos, es la planificación. 120 años uso Noé. No de desanime.
Con frecuencia vemos que la planificación de los proyectos se hace de manera incompleta, mal, o directamente no se hace.
He escuchado varios argumentos de por que no se hace o no es posible realizar la planificación.
He escuchado, por ejemplo:
— “No hay tiempo; si me dedico a escribir lo que vamos hacer, no voy a comenzar nunca.
— “¿No es mejor que nos pongamos a trabajar en vez de escribir documentos e informes que nunca se cumplen?”.
— “Los planes cambian permanentemente y en seguida quedan desactualizados”
— “Cómo voy a planear algo que no sé cómo va a desarrollarse"
— “No me dan tiempo suficiente para hacer un plan completo y detallado”.
— “Los requerimientos o necesidades cambian mucho y para que disponer de papeles escritos, si después los voy a modificar permanentemente"
— "Si escribo, va ser mas fácil para que me controlen"
— "Eso es quitarle la oportunidad de modificaciones que quiera hacer el Espíritu Santo" esto se lo escuche a un pastor.
Así, puedo seguir con un sinnúmero de argumentos.
Detengámonos en comprender qué es un plan para empezar a dilucidar algunas de las frases enunciadas.
Un Plan de Proyecto es un conjunto de documentos para realizar la gestión del proyecto.
Sirve para conocer hacia donde se va o se debe ir, que se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué coordinaciones hay que hacer.
Un plan es una guía, para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en que momento.
¿Si no tengo nada definido y planificado, como sabré si llegué?
No me gusta gusta usar la palabra “intentar”, pues remite a “voy a tratar”. En realidad, si queremos proyectos exitosos, debemos comenzar a utilizar palabras más contundentes, que nos ayudan a fijar el rumbo.
El rumbo en proyectos es el compromiso. Estoy hablando de proyectos exitosos, aquellos que alcanzan los objetivos definidos inicialmente.
De los otros, de los malos proyectos nadie se ocupará y sus resultados serán mediocres, si es que se llegan a concluir.
Nabucodonosor sabía de gobierno, de proyectos y planificación.
a su servicio gente joven y bien parecida, que no tuviera ningún defecto; además deberían saber de todo. (Detalle de lo que se esperaba)
Por eso ordenó que, de entre los prisioneros israelitas, le llevaran los jóvenes
y de las mejores familias.
esos jóvenes comerían y beberían lo mismo que el rey; mientras tanto, (asignación de tiempo)
y la cultura de los babilonios. (Programa de capacitación)
Pasado ese tiempo, ellos entrarían a servir en el palacio del rey. (Objetivos claros)
Aspenaz, jefe de los que servían en el palacio, se encargaría de cumplir las órdenes del rey. (Asignación de responsabilidades y alcances)
Estos cuatro jóvenes recibieron de Dios mucha inteligencia y sabiduría para entender toda clase de libros y de ciencias. (El desarrollo se cumplió y ¡aun Dios estuvo en el asunto!)
Además, Daniel podía entender el significado de los sueños y las visiones . (resultados espirituales)
Cuando se cumplió el plazo que el rey había puesto, (fecha de inicio y fecha de fin)
Aspenaz llevó a los jóvenes ante el rey Nabucodonosor. (Dar cuenta de los objetivos)
El rey conversó con todos los jóvenes, pero no encontró entre todos ellos uno solo tan inteligente como Daniel y sus amigos Ananías, Misael y Azarías. Por lo tanto, los cuatro se quedaron al servicio del rey.
(Seguimiento, control y aceptación final de los resultados)
Procesos de ejecución.
Están compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, que redactamos en los procesos de planificación, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
Este grupo de procesos implica:
• Coordinar personas y recursos,
• Gestionar las expectativas de los interesados,
• Integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del proyecto.
Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos de este grupo. Se debe ejecutar lo que se planificó y solo eso para evitar desviaciones.
Descripción General de los PROCESO DE EJECUCIÓN:
1.
Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto. Proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Los informes de desempeño suministran información sobre el desempeño del proyecto en lo relativo al alcance, cronograma, costos, recursos, calidad y riesgos, que puede utilizarse como entrada para otros procesos.
2. Realizar control integrado de cambios. Consiste en revisar y aprobar todas las solicitudes de cambios para que sean gestionados en los entregables.
3. Verificar Alcance. Consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto se han completados.
4. Controlar el Alcance. Seguimiento al alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.
5. Controlar el cronograma. Seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a línea base del cronograma.
6. Controlar Costos. Seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el presupuesto y realizar los cambios a la línea base.
7. Realizar control de calidad. Se realiza seguimiento y se registran resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.
8. Informar del desempeño. Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos en el informe de estados, mediciones del avance y proyecciones.
9. Dar seguimiento y controlar los riesgos. Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se da seguimiento a los riesgos identificados, a los riesgos residuales y se identifican nuevos riesgos.
10. Administrar las adquisiciones. Consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar los cambios y correcciones según sea necesario.
Las modificaciones posteriores deberán estar previamente estudiadas y validadas.
Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a continuación, el de seguimiento y control.
Estos dos, Ejecución y Seguimiento y Control se realizan simultáneamente ya que durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y una revisión de sus metas.
Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así como responder a riesgos no previstos.
Procesos de seguimiento y control.
¿Que se controla en los proceso de seguimiento y control? Pues todo.
1. Supervisa y controla el trabajo del proyecto:
Es el proceso necesario para
* difundir información sobre el rendimiento, y
* para evaluar las mediciones y
* tendencias para mejorar el proceso.
Este proceso incluye el seguimiento de riesgos para asegurar que se identifiquen los riesgos de forma temprana, que se informe de su estado y que se ejecuten los planes de riesgos apropiados.
2. Control integrado de cambios:
Es el proceso necesario para controlar los factores que producen cambios, a fin de asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, para determinar si se ha producido un cambio y gestionar los cambios aprobados.
3. Verificación del Alcance
Es el proceso necesario para formalizar la aceptación de los productos entregables terminados del proyecto.
Es el proceso necesario para controlar los cambios en el alcance del proyecto.
5. Control del Cronograma
Es el proceso necesario para controlar los cambios en el cronograma del proyecto.
Es el proceso de ejercer influencia sobre los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
7. Realizar el control de Calidad
Es el proceso necesario para supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.
8. Gestionar el equipo del Proyecto
Es el proceso necesario para hacer un seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y coordinar cambios para mejorar el rendimiento del proyecto.
9. Informe del rendimiento
Es el proceso necesario para recoger y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y previsiones.
10. Gestionar a los interesados.
Es el proceso necesario para gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver problemas con ellos.
11. Seguimiento y Control de Riesgos.
Es el proceso necesario para realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.
12. Administración del contrato.
Es el proceso necesario para gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el comprador externo del proyecto.
Lea ahora el relato de Génesis y podrá observar varios de los aspectos de seguimiento y control que pide el sistema.
Tenía treinta años cuando comenzó a trabajar al servicio del faraón, rey de Egipto. Tan pronto como se retiró José de la presencia del faraón, se dedicó a recorrer todo el territorio de Egipto. Durante los siete años de abundancia la tierra produjo grandes cosechas, así que José fue recogiendo todo el alimento que se produjo en Egipto durante esos siete años, y lo almacenó en las ciudades. Juntó alimento como quien junta arena del mar, y fue tanto lo que recogió que dejó de contabilizarlo. ¡Ya no había forma de mantener el control! Los siete años de abundancia en Egipto llegaron a su fin y, tal como José lo había anunciado, comenzaron los siete años de hambre, la cual se extendió por todos los países. Pero a lo largo y a lo ancho del territorio de Egipto había alimento. Cuando también en Egipto comenzó a sentirse el hambre, el pueblo clamó al faraón pidiéndole comida. Entonces el faraón le dijo a todo el pueblo de Egipto: «Vayan a ver a José, y hagan lo que él les diga.» Cuando ya el hambre se había extendido por todo el territorio, y había arreciado, José abrió los graneros para vender alimento a los egipcios. Además, de todos los países llegaban a Egipto para comprarle alimento a José, porque el hambre cundía ya por todo el mundo.
Génesis 41:46-49, 53-57 NVI
Los procesos de ejecución y control fueron aplicados por José en el proyecto "salvar a Egipto" ¿puede verlos?
Hasta ahora todos los procesos sugeridos por el PMI han sido cumplidos por el gerente de proyectos llamado José.
De Noé no podemos decir algo distinto. Los procesos de seguimiento y control están detallados en Génesis 6 y finalmente en el vs 22 termina diciendo la Biblia "Y Noé hizo todo según lo que Dios le había mandado."
Procedimientos de cierre.
La guía del PMI define de esta manera los procesos finales.
“El Grupo del Proceso del
Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.”
Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.”
De manera práctica lo que se hace es reunir, generar, y difundir la información del correcto cierre del proyecto. Se termina el contrato y especifican los pendientes, si hubieran, con asignación de responsabilidades y fechas.
